お仕事をする上で、切っても切り離せないものの中に、メールがあります。
メールをする時、「恥ずかしくない文章を送りたい、分かりやすい文章を送りたい、短くて見やすい文章を送りたいけどやり方が分からない。」
メールには基本の「型」があり、ルールがあります！
この記事を読めば、恥ずかしくないメールの書き方を実際の例文付で学ぶことができます！
✔️ 本記事の内容
・恥ずかしくない文章を送るには、視点を「自分」から「相手」に変える
・分かりやす文章は「箇条書き」にして送る
・短くて見やすい文章は、１回半で簡潔させることにあり
恥ずかしくない文章を送るには、視点を「自分」から「相手」に変える
恥ずかしくない文章を送るには、まず視点を「自分」から「相手」に変える必要があります。
書く時は、自分が１番理解しているため自己中心的な文章になりがちです。
それでは相手に伝わりません。
相手の立場になって文章を書くと、次のような印象を与えます。
・分かりやすい
・読みやすい
・自己中心的ではない
・丁寧
・この人のメールの仕方、勉強になるな
・仕事がデキる人だな
メール上達の一番の近道は、相手の立場になって文章を書くことにあります。
相手の立場になって文章を打つとこのようになります。
❌ダメな文章
こちらにも都合があるので、至急ご連絡ください。
⭕️良い文章
恐縮ですが、本日中にご連絡いただけると幸いです。
相手にお願いごとをする場合は、つい自分勝手に考えがちですが、相手の立場に立って
前文に「恐縮ですが」、「恐れ入りますが」を使うことで
やわらかい表現になります。
逆に「至急」のような言葉は相手にきつい印象を与えるので、使う際は緊急時以外は使用しないようにしましょう。
文章は「箇条書き」にして簡潔に送る
メールは、短くて分かりやすい文章が大切です。
そのためには「箇条書き」にして送るようにしましょう。
次の文章をよく読んでみてください。
❌ダメな文章
次回の会議は１０月１７日(月)の８時３０分からで場所は第１会議室でお願いいたします。会議ではパソコンが必要となりますので、皆様持参していただくようお願いいたします。
⭕️良い文章
次回の会議の日時は次の通りになります。
●日時・場所
２０２１年１０月１７日（月）第１会議室
●時間
８時３０分から
●持ち物
パソコン
皆様、よろしくお願いいたします。
❌ダメな文章
新商品の発売はいつ頃で、値段はどのくらいになるでしょうか❓また、広告媒体はホームページもお考えでしょうか❓
⭕️良い文章
質問が３つございます。
●新商品の発売はいつ頃でしょうか❓
●新商品の値段はどのくらいでしょうか❓
●広告媒体はホームページもお考えでしょうか❓
このように●の記号を用いたり、箇条書きにする事で一目で分かりやすく文章に生まれ変わります。
短くて見やすい文章は、１回半で簡潔させることにあり
メールの効率の良いやりとりは、こちらからメールを出す、相手が返信する、それに対して返信することが効率的です。
自分 → 相手 → 自分 という１回半で終えるように意識しましょう。
❌ダメな文章
私：この件について打ち合わせしたいと思います。
相手：打ち合わせの日程はどうしますか❓
自分：２０日か２１日はいかがでしょうか❓
相手：申し訳ございませんが、２０日と２１日は都合がつきません。
これでは決定するまでに、何度もメールのやりとりをしないといけないので非効率です。
⭕️良い文章
自分：打ち合わせの日時ですが、次にいくつか候補をあげます。
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
・１０月２０日（月）午後１６時から
・１０月２１日（火）午前１０時から
・１０月２２日（水）午後１３時から
相手：それでは次の時間でお願いいたします。
〉・１０月２２日（水）午後１３時から
自分：早速のご返事ありがとうございました。
〉それでは次の時間でお願いいたします。
〉〉・１０月２２日（水）午後１３時から
承知しました。午後１３時にお待ちしております。
このように常に１回半で終わらせるように意識しましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。
このように、メールは少しの工夫で見やすくなり、分かりやすくなります。
メール文章はビジネスの基本の為、知っていて損はないですよね。
今回は 藤田英時さんが書かれた「大切だけど、だれも教えてくれない７７のルール メール文章力の基本」から
数々の例文をご紹介させていただきました。
この本の中には、今紹介した以外のメール文章の基本がたくさんありますので、お勧めの一冊です。
私も毎日メールをするので、この本のテクニックを活用し実践しています。
実践した結果、上司や得意先の人に「メールが分かりやすくなった」「文章力が上がったね」「仕事がデキる人のメールの仕方だ」等々、褒められる機会が多くなりました。
1,500円程度の自己投資で、自分のメール文章が上達するので、かなりお勧めの一冊かと思います。
このブログを読んでくれている方は、自分の価値を高めたい、もっと向上していきたい。
という方だと思いますので、是非読んで見てくださいね。
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メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール [ 藤田英時 ] 価格:1,430円 |
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